Allgemeine Datenschutzerklärung

(Information zum Datenschutz Art. 13, 14 DS-GVO)

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie darüber, wie die GURTEC GmbH personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Anfragen, Angeboten, Bestellungen, Verträgen, Projekten, Lieferanten- und Kundenbeziehungen, geschäftlicher Kommunikation, Direktmarketing sowie – soweit einschlägig – Bewerbungen verarbeitet.

Für die Nutzung unserer Website, das Hinweisgebersystem oder andere besondere Verfahren können ergänzende oder vorrangige Datenschutzhinweise gelten.

1. Verantwortlicher

GURTEC GmbH
Vertreten durch den Geschäftsführer
Gurtecstraße 3
38170 Schöppenstedt
Telefon: +49 5332 9309-0
E-Mail: info@gurtec.com

2. Datenschutzbeauftragter

Dr. Hufenbach Consulting GmbH
Düstere-Eichen-Weg 50
37073 Göttingen
Telefon: +49 551 383310
E-Mail: dsb@hufenbach.de

Sie können sich mit Datenschutzfragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte sowohl an die GURTEC GmbH als auch unmittelbar an den Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Für wen gelten diese Hinweise?

Diese Hinweise richten sich insbesondere an natürliche Personen, die

• selbst Kunden, Lieferanten, Dienstleister, Vertriebspartner oder sonstige Geschäftspartner sind,
• als Beschäftigte oder sonstige Kontaktpersonen für ein Unternehmen oder eine Organisation auftreten,
• eine Anfrage stellen, ein Angebot anfordern, an einem Projekt mitwirken oder mit uns korrespondieren,
• Marketinginformationen oder einen Newsletter erhalten oder
• sich unmittelbar bei uns bewerben, sofern hierfür keine gesonderten Bewerberhinweise bereitgestellt werden.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Anlass und Geschäftsbeziehung verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien:

• Stamm- und Kontaktdaten: z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anrede und Sprache.
• Berufs- und Organisationsdaten: z. B. Unternehmen, Funktion, Abteilung, Zuständigkeit und geschäftliche Kontaktdaten.
• Vertrags-, Auftrags- und Projektdaten: z. B. Angebote, Bestellungen, Vertragsbeziehung, Produkte, Lieferungen, Leistungen, Projektinformationen, Reklamationen und Kunden- bzw. Lieferantenhistorie.
• Kommunikations- und Dokumentationsdaten: z. B. Inhalte von E-Mails, Briefen, Besprechungsnotizen, Termin- und Vorgangsdokumentation.
• Abrechnungs-, Zahlungs- und Bonitätsdaten: z. B. Bankverbindung, Rechnungen, Zahlungsverhalten und – soweit erforderlich – Bonitätsinformationen.
• Marketingdaten: z. B. Interessen, Präferenzen, Einwilligungs- und Widerspruchsnachweise sowie Reaktionen auf Marketingmaßnahmen, soweit dies transparent angekündigt und rechtlich zulässig ist.
• Technische und Sicherheitsdaten: z. B. Benutzerkennungen, Zugriffs- und Protokolldaten, Geräte- oder Verbindungsinformationen zur Gewährleistung des sicheren IT-Betriebs.
• Bewerbungsdaten: z. B. Lebenslauf, Qualifikationen, Zeugnisse, beruflicher Werdegang, Gesprächsnotizen und Gehaltsvorstellungen, sofern Sie sich bei uns bewerben.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeiten wir nur, wenn dies im Einzelfall erforderlich und gesetzlich erlaubt ist oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

5. Herkunft der Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten je nach Fall

• direkt von Ihnen, z. B. durch Anfragen, Bestellungen, Verträge, Gespräche, Formulare oder Bewerbungsunterlagen,
• von Ihrem Arbeitgeber oder einem anderen Geschäftspartner, wenn Sie dort als Kontaktperson benannt wurden,
• von Unternehmen der NEPEAN-Gruppe, Vertriebspartnern oder sonstigen Beteiligten eines Geschäfts- oder Projektvorgangs,
• aus öffentlich zugänglichen Quellen, z. B. Unternehmenswebsites, Handels- und Unternehmensregistern oder beruflichen Netzwerken, sowie
• soweit erforderlich und zulässig von Auskunfteien, Banken, Versicherungen, Behörden, Gerichten oder sonstigen Dritten.

Werden Ihre Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben, informieren wir Sie nach Maßgabe des Art. 14 DSGVO. Die konkrete Quelle teilen wir Ihnen auf Anfrage mit, soweit keine gesetzlichen Einschränkungen entgegenstehen.

6. Verarbeitungsprozesse

6.1 Datenschutz im Rahmen von Anfragen, Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung

6.1.1 Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten zur Bearbeitung von Anfragen, zur Erstellung und Prüfung von Angeboten, zur Durchführung von Bestellungen und Verträgen, zur Projektkoordination, Lieferung, Leistungserbringung, Abrechnung, Zahlung, Reklamationsbearbeitung sowie zur Betreuung von Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt:

• auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie selbst Vertragspartei sind oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage erfolgen,
• auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn Sie als Kontaktperson für eine juristische Person oder Organisation handeln; unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Anbahnung, Durchführung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung,
• auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Nachweis-, Aufbewahrungs-, Prüf-, Steuer-, Handels- oder sonstige Mitwirkungspflichten bestehen, sowie
• auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit wir Sie im Einzelfall um eine Einwilligung bitten.

6.2 Datenschutz im Rahmen geschäftlicher Kommunikation und des Kontaktmanagements

6.2.1 Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Kontaktdaten und Kommunikationsinhalte, um Ansprechpartner zu verwalten, geschäftliche Korrespondenz zu führen, Termine und Besprechungen zu organisieren, Vorgänge zu dokumentieren und die Zusammenarbeit zu steuern.

Rechtsgrundlagen sind – je nach Zusammenhang – Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind eine verlässliche Kommunikation, ein geordneter Geschäftsbetrieb, die Pflege von Geschäftsbeziehungen sowie die Dokumentation geschäftlicher Vorgänge.

6.3 Datenschutz im Rahmen von Bonitätsprüfung, Forderungsmanagement und Rechtsdurchsetzung

6.3.1 Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Soweit es für die Begründung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung erforderlich ist, können wir Bonitätsinformationen einholen, Zahlungsbedingungen festlegen, offene Forderungen bearbeiten und Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verwenden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in der Vermeidung von Zahlungsausfällen, der Sicherung unserer Ansprüche und der Rechtsverteidigung. Soweit eine gesetzliche Pflicht besteht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO einschlägig.

6.4 Datenschutz im Rahmen des Marketings einschließlich Newsletter

6.4.1 Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir können Kontaktdaten verwenden, um über eigene Produkte, Dienstleistungen, Veranstaltungen oder vergleichbare geschäftliche Themen zu informieren und bestehende Kundenbeziehungen zu pflegen.

• Elektronische Werbung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 UWG oder – bei Bestandskunden und Vorliegen sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen – auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG.
• Postalische Direktwerbung und individuell auf eine bestehende Geschäftsbeziehung bezogene Ansprache können auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Information über unser Leistungsangebot und der Pflege von Geschäftsbeziehungen.
• Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

6.5 Datenschutz im Rahmen von Bewerbungen

6.5.1 Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Soweit Sie sich unmittelbar bei uns bewerben und keine gesonderten Bewerberhinweise bereitgestellt werden, verarbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, zur Kommunikation, zur Beurteilung Ihrer Eignung und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten erforderlich verarbeitet werden, kann Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO einschlägig sein. Für eine freiwillige Aufnahme in einen Bewerber- oder Talentpool ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO maßgeblich.

6.6 Datenschutz im Rahmen von IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention und interner Organisation

6.6.1 Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten technische und organisatorische Daten zur Bereitstellung und Absicherung unserer Systeme, zur Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, zur Fehleranalyse, zur Abwehr von Angriffen und Missbrauch sowie zur internen Revision und Compliance.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unsere berechtigten Interessen sind der sichere und störungsfreie Betrieb unserer IT, der Schutz von Geschäftsgeheimnissen und personenbezogenen Daten sowie die Verhinderung und Aufklärung von Sicherheitsvorfällen. Soweit gesetzliche Pflichten bestehen, verarbeiten wir Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. Empfänger von personenbezogenen Daten

Innerhalb der GURTEC GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff, die die Daten für die genannten Zwecke benötigen. Darüber hinaus können Daten – jeweils nur soweit erforderlich und rechtlich zulässig – an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden:

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir die erforderlichen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Werden Zwecke und Mittel gemeinsam festgelegt, treffen wir – soweit erforderlich – eine Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO.

Die konkrete Empfängerkategorie und Länderzuordnung richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang.

8. Übermittlungen in Drittländer

Aufgrund unserer internationalen Geschäftstätigkeit und der Zugehörigkeit zur weltweit tätigen NEPEAN-Gruppe kann es im Einzelfall erforderlich sein, personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der EU zu übermitteln oder ihnen einen Zugriff zu ermöglichen.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO:

• Besteht für das Empfängerland oder den konkreten Empfänger ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, stützen wir die Übermittlung auf Art. 45 DSGVO.
• Andernfalls verwenden wir geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln, und ergreifen erforderlichenfalls ergänzende technische, vertragliche oder organisatorische Maßnahmen.
• Nur in gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefällen kann eine Übermittlung auf Art. 49 DSGVO gestützt werden.

9. Speicherung und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Anschließend löschen oder anonymisieren wir die Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Nachweisinteressen oder laufenden Rechtsstreitigkeiten entgegenstehen.

• Vertrags- und Geschäftsdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus nach Maßgabe gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen sind – abhängig von der Dokumentenart – regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Rechtsansprüche: soweit Daten zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind, grundsätzlich bis zum Ablauf der maßgeblichen Verjährungsfristen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres.
• Anfragen und geschäftliche Korrespondenz: bis zur abschließenden Bearbeitung und anschließend nur so lange, wie eine Dokumentation des Vorgangs oder die Wahrung rechtlicher Interessen erforderlich ist.
• Marketingdaten: bis zum Widerruf einer Einwilligung, bis zu Ihrem Widerspruch gegen Direktwerbung oder bis zum Wegfall des Marketingzwecks. Nachweise über Einwilligungen, Widerrufe oder Widersprüche können zur Erfüllung von Rechenschafts- und Nachweispflichten länger gespeichert werden.
• Bewerbungsdaten: bei einer Absage in der Regel bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens; bei einer Einstellung werden erforderliche Daten in die Personalakte übernommen. Daten in einem freiwilligen Talentpool speichern wir bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zum Ablauf der mitgeteilten Frist.
• Technische Protokolldaten: entsprechend dem jeweiligen Sicherheits- und Löschkonzept nur so lange, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und IT-Sicherheit erforderlich ist.

10. Rechte der betroffenen Personen

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten und weitere Informationen nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, sowie
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

11. Widerruf der Einwilligung und Widerspruch

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Nach einem solchen Widerspruch verwenden wir die betreffenden Daten nicht mehr für Direktwerbung.

Widerruf und Widerspruch können an die unter Ziffer 1 oder Ziffer 2 genannten Kontaktdaten gerichtet werden.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Sie können sich auch an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes.

13. Gründe für die Bereitstellung

Im Rahmen einer Vertragsanbahnung oder Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, den Vertragsschluss und die Vertragsabwicklung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten können wir eine Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten oder eine Geschäftsbeziehung nicht begründen bzw. durchführen. Für Marketingzwecke besteht keine Pflicht zur Bereitstellung.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Im Rahmen der in diesen Hinweisen beschriebenen Verarbeitungen treffen wir grundsätzlich keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Ein Profiling zu solchen Zwecken findet grundsätzlich nicht statt. Sollte in einem besonderen Verfahren hiervon abgewichen werden, informieren wir Sie gesondert.

15. Kommunikation per E-Mail

Bei der Übermittlung über gewöhnliche E-Mail-Systeme kann eine vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nicht in jedem Fall gewährleistet werden. Bitte senden Sie besonders vertrauliche oder sensible Informationen nur über einen zuvor abgestimmten sicheren Übermittlungsweg.

16. Aktualität dieser Hinweise

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich Verarbeitungen, rechtliche Anforderungen oder unsere Organisation ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: 17. Juli 2026